par Vous êtes avocat, notaire ou huissier et vous avez besoin d’un logiciel de secrétariat juridique ? Vous pouvez faire appel à un prestataire externe pour la réalisation de ce travail. Mais si vous voulez le faire vous-même, il faut savoir que cela nécessite une certaine connaissance en informatique et en bureautique. C’est pourquoi nous allons voir ensemble les différentes étapes à suivre pour réussir la création d’un logiciel de secrétariat juridique.
Il faut choisir un bon logiciel de secrétariat juridique
Pour choisir un bon logiciel de secrétariat juridique, il faut considérer plusieurs critères.
Il est important de se demander quel sera l’objectif du logiciel : être utilisé par une seule personne ? Cela implique que vous aurez besoin d’un logiciel simple qui ne nécessite pas de grandes connaissances informatiques ; ou bien, le logiciel doit être utilisé par plusieurs personnes ? Dans ce cas-là, vous devrez prendre un outil qui soit suffisamment évolutif pour pouvoir s’adapter à tous les membres de votre société.
La taille du marché ciblé est également un paramètre primordial à prendre en compte. Un marché limité n’est pas forcément synonyme d’un faible potentiel.
Vous devrez donc déterminer si le secteur concerné est sujet à des fluctuations fréquentes, ou bien si la tendance semble plutôt stable et durable.
Le prix peut également avoir son importance. Ce choix dépendra principalement de votre budget et du type de service que vous souhaitez acquérir.
Il faut prêter attention aux différents modes d’acquisition proposés (achat en licence ou maintenance). Enfin, lorsque vous comparerez les différents logiciels et services existants sur le marché, vérifiez que ceux-ci répondent aux normes europénnes actuelles afin d’assurer la protection des donnée personnelles et professionnelles des utilisateurs.
En fonction de votre travail, le logiciel de secrétariat juridique peut vous aider
Il vous faudra tout d’abord définir le type de travail que vous souhaitez réaliser. Cela est essentiel pour choisir un logiciel de secrétariat juridique qui soit adapté à votre activité. Si vous êtes avocat, il sera nécessaire d’adopter un logiciel qui permette la gestion des clients, le suivi des dossiers et l’édition des actes à partir du cabinet. Toutefois, si ce type de logiciel s’avère trop complexe pour vous, une suite bureautique peut convenir. Si vous êtes notaire, il est recommandé d’acheter un logiciel dédié aux professionnels du droit comme par exemple le logiciel de secrétariat juridique. En effet, ces solutions sont conçues spécialement pour les notaires et intègrent toutes les fonctionnalités indispensables à leur activité :
- Gestion des événements
- Caisse enregistreuse
- Gestion des contrats
Le logiciel de secrétariat juridique est essentiel pour le travail en cabinet
Le logiciel de secrétariat juridique est un outil indispensable pour le travail en cabinet.
Il vous permet d’assurer la gestion des dossiers, mais aussi de gagner du temps et de l’argent. En effet, il vous permet de gérer les documents, les contacts et les rendez-vous, tout en automatisant certaines tâches chronophages.
Lorsque votre activité nécessite la gestion et l’archivage de beaucoup d’informations, le logiciel de secrétariat juridique est sans conteste un outil essentiel au bon fonctionnement de votre cabinet. De plus, il peut être très utile aux autres membres du cabinet.
Vous pouvez notamment utiliser une base documentaire commune à l’ensemble des collaborateurs du cabinet et créer des modèles types pour gagner du temps sur des opérations répétitives telles que la rédaction d’actes ou factures (facture client ou fournisseur).
Vous pouvez également intégrer le fichier client à votre agenda partagé afin que chaque membre du cabinet puisse suivre ses dossiers clients directement depuis son agenda personnel. Un logiciel adaptable Le logiciel de secrétariat juridique doit être simple à prendre en main et facilement paramétrable selon les besoins spécifiques du cabinet :
- Il doit proposer une interface ergonomique permettant d’accéder rapidement aux données utiles
- Il doit être adaptable selon le nombre de collaborateurs qui composent le cabinet
Le logiciel de secrétariat juridique permet de gagner du temps
L’objectif de ce logiciel est de vous permettre d’avoir une meilleure gestion de votre cabinet.
Le logiciel de secrétariat juridique permet entre autres :
- De gagner du temps sur la gestion administrative et comptable
- De réduire les risques d’erreurs
- D’être en conformité avec la loi
Le logiciel de secrétariat juridique doit être facile à utiliser
Même si le secrétariat juridique est un métier qui présente des avantages, il faut savoir que c’est une activité très complexe qui demande des connaissances particulières.
Il sera difficile pour un amateur de s’y lancer.
Vous devrez donc vous renseigner sur le sujet afin d’être en mesure de trouver la solution adaptée à vos besoins et à votre budget. Cette solution, c’est le logiciel de secrétariat juridique. Pour être en mesure de l’utiliser facilement, il doit être facile à prendre en main et accessible pour tous les professionnels du droit (avocats, notaires…). Si ce n’est pas le cas, autant dire que vous aurez beaucoup de mal à répondre aux sollicitations des clients.
Le logiciel doit également être capable d’apporter les bonnes informations au bon moment et au bon endroit. Par exemple, il peut permettre d’envoyer automatiquement par courriel les documents relatifs au dossier traité ou encore mettre à jour directement la base de données du cabinet ou du service concerné par le dossier traité.
Le logiciel de secrétariat juridique doit être adapté à votre travail
Pour réaliser les tâches d’un secrétariat juridique, il est important de bien choisir le logiciel à utiliser.
Il s’agit d’un outil qui facilite la gestion des différents documents et éléments nécessaires au bon déroulement de votre activité.
Le logiciel doit être adapté à votre travail afin que vous puissiez accomplir vos tâches avec efficacité et rapidité. Pour cela, il est recommandé d’utiliser un logiciel qui propose une interface intuitive et ergonomique. Dans le cas contraire, les manipulations peuvent se révéler complexes et chronophages. Cependant, lorsque vous utilisez un outil performant qui offre une interface simple à appréhender, vous gagnez en productivité.
Le logiciel de secrétariat juridique est un outil indispensable pour les entreprises. Il permet de gérer toute la partie administrative et juridique d’une société. Il aide à la rédaction des statuts, contrats, factures, lettres… Toutes les formalités sont prises en charge par le logiciel de secrétariat juridique et vous libère du temps pour vous consacrer à votre activité.
